Внедрение цифровых технологий в системе управленческих решений администрации Тутаевского муниципального района

Автоматизация деятельности Администрации Тутаевского муниципального района являлась одним из приоритетных направлений в 2017 году. 

• Изначально работа с поручениями и проектами Администрации Тутаевского района была построена на нескольких Excel файлах, которые рассылались сотрудникам для заполнения по электронной почте. Потом информация по поручениям (которые формируются на основе обращений граждан, по инициативе Главы МО, на основе поручений вышестоящих органов власти) компоновалась из нескольких таблиц, направленных разными пользователями в одну общую, и обсуждалась на планерке еженедельно. Это было непродуктивно, поэтому с целью автоматизации сбора информации от структурных подразделений и контроля сроков выполнения в автоматическом режиме была поставлена задача перехода на использование CRM, что стало первым шагом стало первым шагом на пути к дальнейшему переходу на BPM. 

Среди множества предоставляемых на рынке продуктов был выбран наиболее удобный с точки зрения функционала и скорости работы продукт. Тем не менее ограничение в количестве полнофункциональных пользователей не давало полноценно воспользоваться системой. Желание реализовать свои дополнения в виде отчетных форм и своих отдельных от CRM дополнительных блоков привели к следующему шагу — разработке своей собственной CRM.

При использовании готовых продуктов, были отмечены следующие плюсы:

—    проработанный интерфейс

—    наличие технической поддержки

—    стандартный функционал

—    наличие мобильных приложений

Тем не менее, были выявлены следующие недостатки:

—    отсутствие возможности настроить систему в точности под свои рабочие процессы так, чтобы интерфейсом было действительно удобно пользоваться

—    типовой функционал, предоставляемый SaaS, не позволял дополнить систему своими модулями, что ставило в ограниченные рамки большую часть рабочих процессов

—    объем дискового пространства и количество активных пользователей в таких системах ограничено и в большей части недостаточно для полноценной работы муниципалитета с численностью сотрудников более 100 человек, что делает весьма существенной стоимость аренды такой системы 

—    большинство готовых решений оптимизировано под потребности бизнеса, но не муниципалитета: воронка продаж, лиды, маркетинг

Со временем функционала CRM стало не хватать, появилась потребность в дополнительных функциях BPM системы.

• В начале 2018 года стартовала разработка с постепенной интеграцией возможности формировать поручения в арендованной CRM посредством REST API. Это было промежуточным этапом и позволило сохранить данные в актуальном состоянии в обеих системах. Постепенно формировалась базовая версия функционала, которая могла обеспечить работу с поручениями (система статусов, комментарии, пользователи).

Какие преимущества на этом дала своя разработка:

— Появилась возможность расширить функционал CRM, дополнив его блоками обращений граждан и мини модулем, выгружавшим задачи для CRM. Если раньше поиск истории обращений был большой проблемой для Администрации, то с этим модулем поиск существенно сократился. На начальном этапе, пока не была наполнена база, это было не так очевидно, но по мере роста базы — оказалось очень существенным.

— Был разработан модуль аналитики, который позволял сгенерировать отчет по невыполненным поручениям.

• К началу 2019 года было решено отказаться полностью от сторонней системы и выгрузить все данные в созданную систему  CityBMP. С этого момента началось ее активное развитие. Система наполнялась различными модулями.

Система CityBMP состоит из нескольких блоков, которые имеют различные функции:

• Контакты. В данном блоке реализована возможность увидеть все физические и юридические лица, которые когда-либо обращались в Администрацию, их предыдущие обращения, счетчик количества обращений. Можно оперативно найти любого, кто обращался в Администрацию ранее, его контакты для оперативной связи.
• Обращения. Данный интерфейс выводит все обращения в порядке их поступления, дает возможность оперативно просмотреть все приложенные файлы, кто к нам обратился, в чем суть обращения, были ли по этому обращению предприняты какие-либо действия. В данном случае под действием понимается создание поручения на основе обращения.
• Поручения. В данном блоке выводится список задач, предназначенных для выполнения структурными подразделениями. Задачи могут быть как связанными с обращением, так и без привязки к обращению.
• Аналитика. Выводится полная картина по исполнению поручений, эффективности работы каждого пользователя индивидуально, количеству обращений корреспондентов.
• Управление проектами. Разработан подмодуль управления проектами. В базе используется методология PRINCE2.
• Блок ЕДДС. Диспетчерами собирается информация от жителей и организаций по аварийным ситуациям и плановым отключениям. Можно просмотреть количество домов с группировкой по отключенному ресурсу (включая СЗО объекты).
• STOP Covid. Модуль для информирования жителей о работающих во время пандемии организациях на территории муниципалитета, количестве зараженных.

• Показатели KPI. Модуль отображает сведения о выполнении целевых показателей муниципалитета, на основе которых формируется размер премии по ответственным за данные целевые показатели.
• Согласование документов. В данном модуле организована система внутреннего документооборота и согласования документов.

В начале 2020 года система была перенесена на Laravel, что позволило тиражировать ее бесплатно и распространять в других городах. Сегодня система успешно внедрена в Новомичуринске Рязанской области и Рыбинске Ярославской области