Смартека — сервис по поиску лучших практик

Цифровизация архива

Сервисы для госструктур

Срок внедрения: 12 месяцев

Подготовительный этап

от 12 мес.

Команда практики

Сокращение срока по предоставлению муниципальных услуг на

50-65%

Процесс поиска и копирования архивных документов сокращается

в 10 раз

Обсуждение практики

Комментариев 6

Асфандиярова Ирина

Добрый день! Основная проблема для муниципальных архивов России - это отсутствие финансовых средств на оцифровку архивных документов, в большинстве случаев - нехватка квалифицированных специалистов. И если в государственных архивах России оцифровка архивных документов проводится уже много лет и мы видим результат: размещение в сети Интернет интересных исторических документов, то среди муниципальных архивов (а их в России более 2 тыс.)- картина не совсем приглядная. Даже при наличии финансирования и покупки оборудования - процесс оцифровки идет медленно. На мой взгляд, причина - не умение создать профессиональный научно-справочный аппарат к оцифрованным документам, иногда - не понимание что же нужно в первую очередь оцифровывать: то ли документы постоянного хранения и размещение их в сети Интернет, то ли оцифровка документов по личному составу (срок хранения которых от 50 до 75 лет). Вследстие этого встает вопрос: имеет ли смысл оцифровывать документы с временным сроком хранения и тратить на оцифровку большие финансовые средства?

Ответить

Саакян Елена

Добрый день! В рамках подпрограммы «Укрепление материально-технической базы муниципальных архивов Краснодарского края» государственной программы Краснодарского края «Региональная политика и развитие гражданского общества», утвержденной постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 19 октября 2015 года № 975, за счет средств краевого бюджета 10 сентября 2020 года в архивный отдел администрации муниципального образования Приморско-Ахтарский район был приобретен планетарный сканер Элар Скан А2 – Н. В настоящее время начали оцифровку документов постоянного хранения с исчезающим текстом (решения Приморско-Ахтарского Райисполкома за 1943-1950 годы). Оцифровка дел по личному составу пока не планируется. Процесс сканирования документов будет проводиться в соответствии с планом работы архивного отдела. Хотелось бы отметить, что процесс трудоемкий, но и в дальнейшем оцифровка архивных документов значительно сократит время на поиск и выдачу копии документов.

добрый день! спасибо за ответ! Скажите, пожалуйста, сколько дел Вы храните в муниципальном архиве и сколько сотрудников работает в вашем архиве. Сколько дел удается оцифровать за год? Наши муниципальные архивы тоже начали оцифровку. Хотелось бы проанализировать))

Ответить

Саакян Елена

Добрый день! В архивном отделе хранится 46000 документов, количество сотрудников 3 человека. Планетарный сканер был приобретен в сентябре 2020 года. В ноябре 2020 года только начали работу по сканированию документов, пока не можем сказать сколько дел будет отсканировано за год.

Ответить

Кочергин Александр

Доброго времени суток. Можем поделиться идеей: для "оцифровки" бумажного архива привлекать на практику учащихся школ, средне специальных учебных заведений и студентов проходящих производственные практики. Так как у в нашем РОИВ есть приличный архив по административным правонарушениям, и правоохранительные органы и органы безопасности периодически запрашивают информацию о результатах контрольных мероприятий, у нас есть договорённость с рядом вузов которые нам направляют студентов на 3 часа в день. 2 студента с довольно медленным 2х сторонним сканером, оцифровывают за 3 час в день это около 8 дел по 30-40 листов.

Ответить

ФРОЛОВА ЕЛЕНА

ДОБРЫЙ ДЕНЬ. ОЦИФРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ БЕЗ ЗАГРУЗКИ ИХ В ИНФОРМАЦИОННУЮ СИСТЕМУ БЕССМЫСЛЕННО, НАПИШИТЕ, КАКУЮ ИС ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ ДЛЯ ПОИСКА ОЦИФРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОЦИФРОВАНЫ ЛИ ОПИСИ ДЕЛ? НАГРУЖЕНЫ ЛИ В ИС? ИЛИ ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ ПК "АРХИВНЫЙ ФОНД"?

Похожие практики

Как повысить качество межведомственного взаимодействия и сократить сроки оказания услуг для бизнеса?

Как эффективно провести кадастровую оценку объектов недвижимости?

Как повысить скорость сбора и оповещения добровольцев при чрезвычайной ситуации?

Как создать обеспечить поддержку общественно значимых идей и проектов?

Как обеспечить удобство получения ветеринарных услуг?

Как привлечь общественность к независимому обсуждению закупок дорогостоящих товаров, работ и услуг?