Первый регион реализации Краснодарский край
• Практики для государства
Рейтинг качества жизни
Описание
Задачи:
Создание цифрового архива с целью:
Снизить затраты на хранение документов и на копировальные работы;
Обеспечить сохранность документов и избежать их повреждения, контроль и предотвращение несанкционированого доступа;
Упростить перенос документов из оперативного в архивное хранение;
Сократить сроки по предоставлению муниципальных услуг:
— предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
— предоставление копий правовых актов администрации муниципального образования.
Под цифровым (электронным) архивом понимается создание программно-аппаратного комплекса, предназначенного для хранения, изменения, сопровождения и поиска документов, выполненных в электронном виде. Очевидно, что предварительным этапом для организации электронного архива является представление хранимых документов в электронном виде.
Цифровой архив создается для хранения как отсканированных документов, так и фотоматериалов.
Концепция цифрового архива включает четыре технологических процесса:
импорт электронных документов;
сохранение;
поиск и просмотр;
доступ и восстановление для использования;
Как проводится оцифровка:
оцифровка начинается с экспертизы документов, так как в зависимости от их физического состояния могут понадобиться разные сканеры. Многие документы находятся в критическом состоянии, листы у них совсем ветхие, края, надорванные и разлохмаченные, происходит угасание текста. Поэтому, необходимо приобрести качественное оборудование (сканер) для перевода документов в цифровой вид.
отсканированные изготовленные ранее на бумажных носителях документы загружаются в цифровую базу данных.
возможно создание электронного документа с использованием оргтехники и программного обеспечения, установленного на компьютере. В этом случае сразу получается готовый электронный экземпляр, который можно хранить в базе данных;
—
Результат
Наибольшим преимуществом создания цифрового архива является ускорение рабочего процесса более, чем в 10 раз:
процесс поиска нужного архивного документа сокращается от 35 минут до 1-5 минут;
процесс копирования архивного документа сокращается от 3-30 минут до 1-5 минут в зависимости от объема документа.
Цифровизация архива позволяет сократить срок предоставления муниципальных услуг гражданам или юридическим лицам как минимум на 50-65%:
предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий сокращается с 30 до 15 рабочих дней;
предоставление копий правовых актов администрации муниципального образования сокращается с 15 до 5 рабочих дней.
Также, сокращение процесса предоставления архивной информации с 5 до 1 рабочего дня для органов местного самоуправления и контрольно-надзорных органов означает совершенно иную скорость и эффективность работы.
Стоимость реализации: От 500 тыс до 1 млн ₽
Этапы реализации
12 месяцев
- Приобретение оргтехники:
На первом этапе проводится работа по приобретению соответствующей оргтехники:
планетарный сканер;
моноблоки для хранения информации.
- Оцифровка архивных документов:
Организация работы по оцифровке документов