Описание
Задачи:
Уменьшить время нахождения пациента в медицинской организации для вакцинации от COVID-19
Увеличить пропускную способности пунктов вакцинации, за счёт автоматизации информационных процессов вакцинации
Настроить автоматическую выгрузку данных о вакцинации пациента в федеральный регистр вакцинированных
Сформировать поток пациентов на повторную вакцинацию от COVID-19 по истечению 6 месяцев с момента последней вакцинации
Настроить процесс автоматического формирования счетов за проведение вакцинации от COVID-19 и отправку их в ИС ТФОМС
Высвободить ставки, которые занимаются переносом информации о вакцинации пациентов с бумаги в федеральный регистр вакцинированных
Организовать автоматизированный мониторинг количества привитых пациентах и о времени протекания процесса в каждой медицинской организации за выбранный период времени.
Повысить удовлетворённость пациентов, за счёт снижения ошибок и проблем связанных с отсутствием/неправильным заполнением сертификата о вакцинации на ЕПГУ, уменьшения времени нахождения в очереди
Обучить работе в ИС «Вакцинация» участников процесса вакцинации
Создать трехуровневою службу поддержки пользователей
Вакцинация является ключевым мероприятием для профилактики распространения новой коронавирусной инфекции. Помимо процесса физического ввода вакцины пациенту, процесс вакцинации сопровождается множеством информационных процессов, которые зачастую требуют больше затрат времени, нежели осмотр пациента перед введением вакцины и ввод вакцины вместе взятые.
В мае 2021 года в ИС «Региональная ресурсная система здравоохранения Нижегородской области» были разработаны модули для сопровождения информационных процессов во время проведения вакцинации. Данные модули в течение 2 месяцев проходили пилотное внедрение в нескольких организациях Нижнего Новгорода и позволили сократить время протекания процесса на 40%, а также позволили сэкономить затрачиваемые ресурсы за счет однократного ввода данных, интеграции с информационными системами, включая федеральный регистр вакцинированных. Ранее данные в каждую систему приходилось вносить вручную, что нарушало принцип однократного ввода данных и создавала дополнительную нагрузку на медицинских работников. Данные проблемы на территории Нижегородской области приводили к избыточным затратам рабочего времени сотрудников медицинских организаций (~240 ставок) и соответственно к финансовым издержкам на избыточный фонд оплаты труда (~ 5 млн. руб. в месяц).
Благополучатели практики:
Медицинские организации, подведомственные министерству здравоохранения, которые осуществляют вакцинацию пациентов от COVID-19
Участники практики и их зона ответственности:
Регистратор — волонтер или медицинский работник медицинской организации, который осуществляет поиск пациента в базе данных, опрашивает пациента и заполняет анкету пациента в ИС «Вакцинация», распечатывает из ИС «Вакцинация» и подписывает у пациента добровольное информированное согласие на проведение вакцинации и направляет пациента в кабинет терапевта для врачебного осмотра
Врач-терапевт — медицинский работник медицинской организации, который осуществляет врачебный осмотр пациента и заполняет анкету врачебного осмотра в ИС «вакцинация», при необходимости оформляет медицинский отвод от вакцинации и фиксирует состояние после вакцинации в ИС «Вакцинация»
Медицинская сестра смотрового кабинета — медицинский работник медицинской организации, который осуществляет измерение температуры, сатурации, давления, частота сердечных сокращений, частоты дыхательных движений, состояния легких, состояние сердечно-сосудистой системы и фиксирует результаты в анкете врачебного осмотра в ИС «Вакцинация»
Медицинская сестра прививочного кабинета — медицинский работник медицинской организации, который осуществляет ввод вакцины пациенту, сканирует упаковку вакцины и распечатывает прививочный сертификат из ИС «Вакцинация»
Администратор — медицинский работник медицинской организации, который осуществляет модерирование и администрирование системы в ИС «Вакцинация» в медицинской организации
Главный врач/заместитель главного врача — осуществляет интерпретацию данных о процессе вакцинации в медицинской организации с учетом процессного мониторинга в ИС «Вакцинации», отслеживает длину очереди в кабинеты вакцинации или в кабинеты врачебного осмотра, время ожидания пациентов на каждом этапе, количество привитых пациентов за сутки и принимает управленческие решения
Сотрудник экономического отдела — формирует с помощью ИС «Вакцинация» счета на оплату за вакцинацию пациентов, которые были вакцинированы за месяц в медицинской организации
Эпидемиолог министерства здравоохранения — оценивает темпы вакцинопрофилактики в регионе на основе данных из ИС «Вакцинация»
Ключевые функции ИС «Вакцинация»:
Гибкий поиск пациентов — одновременный поиск карточки пациентов по ФИО, СНИЛС или номеру полиса ОМС в РМИС или из других интегрированных систем
Печатные формы документов — все документы формируются автоматически с учетом внесенной информации, соответствую нормативно-правовым актам и доступны для печати
Выравнивание нагрузки на кабинеты — система автоматически формирует очередь в кабинеты врачебного осмотра с учетом очереди пациентов и направляет пациентов в менее загруженные кабинеты
Очередь в режиме «Онлайн» — каждый участник процесса вакцинации видит длину очереди к нему на прием в режиме реального времени
Выгрузка данных в федеральный регистр вакцинированных — автоматическая выгрузка данных о вакцинации пациента в федеральный регистр вакцинированных ЕГИСЗ
Выгрузка счетов на оплату в ТФОМС — формирование счетов на оплату за вакцинацию и их автоматическая отправка в ТФОМС
Сканирование штрих-кодов — автоматическое получение GTIN и серийного номера с упаковки вакцины в прививочном кабинета с помощью сканера штрих-кода
Мониторинг процессов - формирование отчетов о количество вакцинированных пациентов с учетом компонента вакцины, категории пациентов (мед. работник, пациент с ХНИЗ, пациент старше 60 лет и т. д.), о количестве пациентов с медотводом от вакцинации, процессных показателях о длительности прохождения пациентом каждого этапа вакцинации и длительности ожидания в очереди
Списание вакцины — автоматическое списание вакцины на пациента в ИС «Мониторинг движения лекарственных препаратов»
Формирование списков на повторную вакцинацию от COVID-19 — автоматически формируются списки пациентов, которых необходимо пригласить на повторную вакцинацию от COVID-19
Показатели эффективности деятельности организации, на изменение которых направлена реализация практики:
Выполнения плана вакцинации от COVID-19
Снижение заболеваемости COVID-19
Повышение эффективности использования бюджета рабочего времени сотрудников
Направления использования времени и ресурсов, высвобождаемых в результате реализации практики может использоваться как на расширение объемов вакцинальной кампании, так и на проведение диспансеризации, в том числе углубленной диспансеризации.
Тиражирование практики будет осуществляться под методическим руководством сотрудников ГБУЗ НО «МИАЦ» и разработчиков системы ИС «Вакцинация»
Результат
Благодаря внедрению информационной системы и реализацию практики на территории Нижегородской области удалось достичь следующих результатов:
На 7 минут снизилось время протекания процесса вакцинации для медицинских работников, с 19 минут до 12 минут (37%)
20 минут — среднее время процесса вакцинации пациента с момента регистрации пациента до ввода вакцины, а в некоторых медицинских организация время не превышает 12 минут, до внедрения практики среднее время составляло 31 минута
На 34 рубля снижены совокупные затраты на проведение одной вакцинации за счёт автоматизации процесса
Средняя пропускная способность пункта вакцинации возросла с 220 до 300 вакцинаций в сутки, а в некоторых медицинских организациях удалось достичь показателя 380 вакцинаций в сутки
До 80% записей в федеральном регистре вакцинированных, созданы с помощью ИС «Вакцинация» в течении суток
На 90% снижено количества ошибок при внесении данных в федеральный регистр вакцинированных
На 90% снизилось количество обращений к медицинским организациям, реализующих практику, на ПОС ЕПГУ по категории «QR-код и сертификат вакцинированного»
~ 240 ставок операторов высвобождены из информационного процесса вакцинации для выполнения другой работы
Стоимость реализации: От 1 млн до 10 млн ₽
Этапы реализации
2 месяца
Развертывание системы в регионе
МИАЦ консультируется с разработчиками системы ИС «Вакцинация» о требованиях по развертыванию системы в регионе — до 30 дней
МИАЦ выделяет серверные мощности и устанавливает систему на сервер — до 7 дней
МИАЦ актуализирует все справочники системы — до 2 дней
МИАЦ создает и настраивает доступ к серверу между ведомствами и медицинскими организациями — до 5 дней
МИАЦ собирает потребность в реализации практики в медицинских организациями региона и предоставляет технические требования для подключения к системе — до 7 дней
Создание службы поддержки пользователей
МИАЦ создает службу поддержки пользователей ИС «Вакцинация — до 7 дней
МИАЦ обучает сотрудников службы поддержки работе в ИС «Вакцинация» — до 7 дней
МИАЦ создает канал обратной связи с пользователями ИС «Вакцинация» и уведомляет о канале обратной связи медицинские организации — до 2 дней
Оснащение рабочих мест
Для реализации практики рабочие места участников процессы вакцинации должны соответствовать минимальным требованиям оснащения рабочих мест
МИАЦ проводит аудит оснащенности рабочих мест и возможности реализации практики в медицинской организации — до 7 дней
МИАЦ формирует список медицинских организаций, который соответствуют минимальным техническим требованиям для реализации практики — до 5 дней
МИАЦ формирует рекомендации для медицинских организаций, которые не соответствуют минимальным техническим требованиям для реализации практики и совместно с медицинской организацией формирует план дооснащения для соответствия минимальным требованиям — до 7 дней
Медицинские организации дооснащают рабочие места в соответствии с планом дооснащения — до 30 дней
Настройка доступа пользователей к системе
МИАЦ направляет в медицинские организации заявку на подключение пользователей к ИС «Вакцинация» — 1 день
Медицинская организация заполняет заявку на подключение пользователей с учетом роли сотрудника в процессе вакцинации — до 5 дней
МИАЦ открывает доступ к ИС «Вакцинация» для пользователей с учетом их роли в процессе вакцинации — до 7 дней
МИАЦ уведомляет медицинскую организацию о подключении пользователей к системе — 1 день
Обучение пользователей работе в системе
МИАЦ размещает инструкции пользователей по работе в системе ИС «Вакцинация» на сайте организации — 1 день
МИАЦ направляет всем участникам практики инструкции пользователей по работе в системе ИС «Вакцинация» — 1 день
МИАЦ формирует план обучения для каждой роли и направляет данный план в медицинские организации — до 5 дней
Медицинская организация доводит до каждого участника процесса вакцинации инструкции пользователя и план обучения — до 2 дней
МИАЦ проводит обучение по работе в системе с учетом плана обучения в формате ВКС для каждой роли по 1 — 1,5 часа — 3 дня
Сотрудники медицинской организации обучаются работе в тестовой системе с учетом инструкций пользователей — до 7 дней
МИАЦ по результатам обучения и работе в тестовой системе принимает решение о запуске практики в медицинской организации в эксплуатацию — до 7 дней
Интеграция с федеральным регистром вакцинированных
Каждая медицинская организация подключается к федеральному регистру вакцинированных индивидуально.
МИАЦ направляет всем участникам практики письмо с формой заявки на подключение к федеральному регистру вакцинированных — 1 день
Медицинские организации заполняют форму заявки на подключение к федеральному регистру вакцинированных и отправляют ее в адрес МИАЦ — 2 дня
МИАЦ формирует заявку на подключение медицинской организации к федеральному регистру вакцинированных и направляет заявку в Министерство здравоохранения РФ — 1 день
Министерство здравоохранения РФ подтверждает получение заявки и открывает доступ для медицинской организации — 5 дней
МИАЦ уведомляет медицинскую организацию о интеграции с федеральным регистром вакцинированных — 1 день
- Развертывание системы в регионе:
МИАЦ консультируется с разработчиками системы ИС «Вакцинация» о требованиях по развертыванию системы в регионе — до 30 дней
МИАЦ выделяет серверные мощности и устанавливает систему на сервер — до 7 дней
МИАЦ актуализирует все справочники системы — до 2 дней
МИАЦ создает и настраивает доступ к серверу между ведомствами и медицинскими организациями — до 5 дней
МИАЦ собирает потребность в реализации практики в медицинских организациями региона и предоставляет технические требования для подключения к системе — до 7 дней
- Создание службы поддержки пользователей:
МИАЦ создает службу поддержки пользователей ИС «Вакцинация — до 7 дней
МИАЦ обучает сотрудников службы поддержки работе в ИС «Вакцинация» — до 7 дней
МИАЦ создает канал обратной связи с пользователями ИС «Вакцинация» и уведомляет о канале обратной связи медицинские организации — до 2 дней
- Оснащение рабочих мест:
Для реализации практики рабочие места участников процессы вакцинации должны соответствовать минимальным требованиям оснащения рабочих мест
МИАЦ проводит аудит оснащенности рабочих мест и возможности реализации практики в медицинской организации — до 7 дней
МИАЦ формирует список медицинских организаций, который соответствуют минимальным техническим требованиям для реализации практики — до 5 дней
МИАЦ формирует рекомендации для медицинских организаций, которые не соответствуют минимальным техническим требованиям для реализации практики и совместно с медицинской организацией формирует план дооснащения для соответствия минимальным требованиям — до 7 дней
Медицинские организации дооснащают рабочие места в соответствии с планом дооснащения — до 30 дней
- Настройка доступа пользователей к системе:
МИАЦ направляет в медицинские организации заявку на подключение пользователей к ИС «Вакцинация» — 1 день
Медицинская организация заполняет заявку на подключение пользователей с учетом роли сотрудника в процессе вакцинации — до 5 дней
МИАЦ открывает доступ к ИС «Вакцинация» для пользователей с учетом их роли в процессе вакцинации — до 7 дней
МИАЦ уведомляет медицинскую организацию о подключении пользователей к системе — 1 день
- Обучение пользователей работе в системе:
МИАЦ размещает инструкции пользователей по работе в системе ИС «Вакцинация» на сайте организации — 1 день
МИАЦ направляет всем участникам практики инструкции пользователей по работе в системе ИС «Вакцинация» — 1 день
МИАЦ формирует план обучения для каждой роли и направляет данный план в медицинские организации — до 5 дней
Медицинская организация доводит до каждого участника процесса вакцинации инструкции пользователя и план обучения — до 2 дней
МИАЦ проводит обучение по работе в системе с учетом плана обучения в формате ВКС для каждой роли по 1 — 1,5 часа — 3 дня
Сотрудники медицинской организации обучаются работе в тестовой системе с учетом инструкций пользователей — до 7 дней
МИАЦ по результатам обучения и работе в тестовой системе принимает решение о запуске практики в медицинской организации в эксплуатацию — до 7 дней
- Интеграция с федеральным регистром вакцинированных:
Каждая медицинская организация подключается к федеральному регистру вакцинированных индивидуально.
МИАЦ направляет всем участникам практики письмо с формой заявки на подключение к федеральному регистру вакцинированных — 1 день
Медицинские организации заполняют форму заявки на подключение к федеральному регистру вакцинированных и отправляют ее в адрес МИАЦ — 2 дня
МИАЦ формирует заявку на подключение медицинской организации к федеральному регистру вакцинированных и направляет заявку в Министерство здравоохранения РФ — 1 день
Министерство здравоохранения РФ подтверждает получение заявки и открывает доступ для медицинской организации — 5 дней
МИАЦ уведомляет медицинскую организацию о интеграции с федеральным регистром вакцинированных — 1 день